Pendant des années, les seules suites bureautiques en ligne crédibles portaient l’étiquette d’un géant propriétaire : Google Workspace ou Microsoft Office Online. Le logiciel libre, lui, peinait à proposer un équivalent collaboratif réellement utilisable. C’est précisément cette lacune que Kolab permet de profiter de LibreOffice Online entend combler, en greffant le célèbre noyau libre sur une plate-forme hébergée en Suisse. Cet article décrypte le fonctionnement de cette offre, son architecture technique, ses atouts et ses limites, afin de comprendre à qui elle s’adresse vraiment.
Pourquoi Kolab Now relance le pari de LibreOffice Online
La montée en puissance des applications dans le nuage a multiplié les traitements de texte, tableurs et éditeurs de présentation accessibles depuis un simple navigateur. La plupart restent toutefois des produits fermés, dont le code source n’est pas consultable. Les acteurs du libre promettaient depuis longtemps une alternative ouverte, mais les tentatives en ligne restaient embryonnaires et peu convaincantes.
Kolab Systems, éditeur connu pour sa solution de messagerie et de collaboration open source, a annoncé Kolab Now comme une suite bureautique complète disponible dans le cloud. The Document Foundation, qui pilote le développement de LibreOffice, a accompagné ce lancement plutôt que de publier elle-même une édition en ligne gratuite. Le service n’est pas gratuit : il fonctionne par abonnement. En contrepartie, la plate-forme s’appuie sur le moteur même de LibreOffice, ce qui lui confère une compatibilité documentaire que peu de solutions libres atteignaient jusque-là.
Les origines : de la promesse de The Document Foundation à Collabora
L’un des objectifs de long terme de la communauté LibreOffice était de proposer une suite collaborative en ligne capable de rivaliser avec celles de Google et de Microsoft, mais sans le verrou propriétaire. En 2011, The Document Foundation annonçait son intention de remplacer OpenOffice par LibreOffice et de porter cette suite vers le web. Le contexte était tendu : Oracle venait de reprendre OpenOffice sans garantir la poursuite d’un développement actif, ce qui inquiétait la communauté.
Malgré ces intentions, la fondation a finalement renoncé à exploiter elle-même un déploiement public de LibreOffice en ligne. La tâche représentait un volume de travail considérable, sans source de financement pérenne pour le soutenir. C’est là qu’intervient Collabora, société de services spécialisée dans le logiciel libre, qui a transformé l’effort initial en un produit exploitable. Kolab Now offre aujourd’hui à ses abonnés un accès à LibreOffice Online par l’intermédiaire de Collabora Online. Cette double filiation peut prêter à confusion : on croit utiliser LibreOffice, on manipule en réalité son cœur via la couche de Collabora.
Comment accéder à Kolab Now et naviguer dans l’interface
Moyennant un abonnement mesuré, Kolab Now donne accès à une plate-forme documentaire en ligne qui prend en charge les sessions d’édition en temps réel. Les données des utilisateurs sont stockées dans le nuage d’une entreprise suisse, sur des logiciels open source audités et évalués par des pairs. Cette transparence du code est un argument de poids face aux suites fermées, dont on ne peut vérifier le traitement des fichiers.
Concrètement, l’offre fonctionne comme une passerelle vers le portail LibreOffice de Collabora Online, enrobée d’une couche d’accès dans le cloud. Les ingénieurs de Kolab ont conçu l’ensemble en s’appuyant sur la législation suisse en matière de protection de la vie privée, réputée stricte. L’accès se fait par un navigateur : une URL ouvre le système de messagerie web de Kolab. Dans le coin supérieur droit de cet écran de messagerie figure un menu déroulant.
Depuis ce menu, l’option Fichiers remplace l’affichage du courrier électronique par une vue plein écran présentant vos dossiers et documents. Un bouton Créer génère un nouveau document, tandis qu’un clic sur le nom d’un fichier existant l’ouvre pour édition. Selon le type sélectionné — texte, feuille de calcul ou présentation — l’interface bascule vers le module correspondant de Collabora Online. Cette logique de gestion documentaire, où l’on retrouve ses fichiers comme dans un espace de stockage partagé, rappelle d’ailleurs la philosophie des écosystèmes connectés : comprendre comment la domotique orchestre des appareils communicants aide à saisir cette même idée d’outils centralisés et pilotés à distance depuis une interface unique.
Kolab Now ou Collabora Online ? Une architecture à deux étages
La question revient sans cesse : utilise-t-on LibreOffice ou Collabora Online ? La réponse honnête est : les deux à la fois. Collabora Online est une suite en ligne bâtie sur LibreOffice. La société Collabora se présente comme le moteur cloud de LibreOffice et compte parmi les contributeurs les plus actifs de la communauté. Ses ingénieurs, certifiés sur le projet, développent à la fois Collabora Office, l’application de bureau, et Collabora Online, sa déclinaison serveur, avec un support multiplateforme à destination des entreprises.
Il existe en outre une édition baptisée CODE (Collabora Online Development Edition), version plus expérimentale construite autour du cœur de Collabora Office. Collabora Online est né de la collaboration antérieure de l’entreprise avec The Document Foundation sur LibreOffice Online. Au final, Kolab et Collabora proposent une plate-forme bureautique en ligne intégrée, reposant sur le code open source de LibreOffice. Ces produits dans le nuage sont accessibles aussi bien aux particuliers qu’aux postes de travail professionnels, toujours via abonnement.
Bon à savoir : retenir que Kolab Now est une couche d’accès, Collabora Online le service applicatif, et LibreOffice le moteur sous-jacent évite bien des malentendus lorsqu’on compare cette offre à Google Workspace ou à Microsoft 365.
Premières impressions et expérience utilisateur
Dans l’ensemble, l’expérience proposée par Kolab Now est satisfaisante. Les fonctions collaboratives ne sont pas aussi fluides que celles de Google Docs, qui reste la référence en matière de coédition transparente. Là où LibreOffice montre ses limites comme outil de travail à plusieurs, l’environnement de Google prend l’avantage. Cela dit, toute personne déjà familière de l’un ou l’autre de ces outils se repérera vite : la courbe d’apprentissage reste légère. Comme pour tout appareil ou service technique du quotidien, la satisfaction dépend d’une bonne compréhension de l’outil avant l’engagement.
Un point mérite d’être signalé : aucune documentation n’accompagne le service. L’utilisateur découvre le fonctionnement par lui-même, ce qui peut décontenancer les profils les moins à l’aise avec ce type de plate-forme.
Une ergonomie héritée de la version de bureau
Pour qui a l’habitude de LibreOffice sur ordinateur, la prise en main est immédiate : créer des documents et saisir du contenu se fait sans friction. Les fonctions de traitement de texte se comportent à peu près comme dans l’application autonome installée localement. Le formatage, l’ajout d’éléments de mise en page, l’importation de graphiques : tout reste très proche de l’outil de bureau, ce qui rassure les utilisateurs déjà équipés.
Kolab Now relève davantage de la gestion documentaire que de la suite bureautique pure. Enchaîner Kolab Now, puis Collabora Online, pour aboutir à ce qui ressemble à l’interface de LibreOffice peut sembler déroutant au premier abord. Cette dépendance vis-à-vis du noyau intégré par Collabora paraît un peu rigide, mais l’ensemble fonctionne. Surtout, le duo prend en charge à la fois les formats Microsoft Office et LibreOffice.
Cette prise en charge combinée atténue l’un des points faibles historiques de LibreOffice : la gestion des formats de fichiers. Tout le monde n’a pas la patience de convertir des documents d’un format à l’autre, et l’enregistrement d’un fichier LibreOffice au format Microsoft Word ne restitue pas toujours la mise en page à l’identique. Ce souci de compatibilité et de stabilité, on le retrouve d’ailleurs dans bien des choix techniques : à l’image d’un poste de travail exigeant, où l’arbitrage entre le refroidissement à air ou par liquide d’un PC conditionne la fiabilité dans la durée, la fluidité d’une suite en ligne dépend autant de son interopérabilité que de sa puissance brute.
Le travail collaboratif sur Kolab Now
Avec la suite de Kolab Now, on peut travailler seul sur un document ou à plusieurs, y compris simultanément. C’est ainsi que Kolab présente son service. Un utilisateur lance par exemple un document texte et invite d’autres participants à rejoindre la session. Plusieurs personnes peuvent alors remplir en parallèle les cellules d’une même feuille de calcul, chacune voyant les modifications des autres.
Cette capacité change radicalement la donne par rapport à LibreOffice seul. En local, la collaboration impose d’échanger des copies du fichier ou de le déposer sur un service de stockage en ligne, type Dropbox, puis d’attendre que chaque participant édite et enregistre à son tour. Kolab Now et Collabora Online ajoutent à LibreOffice une véritable édition partagée en direct. Le mécanisme rappelle celui de Google Docs : dans le coin supérieur droit de l’écran figure une icône utilisateur ; son menu déroulant permet de saisir une adresse de courriel pour inviter un collaborateur. En cliquant sur le lien reçu par courriel, l’invité accède pleinement au document.
Les limites : latence, sessions et continuité de service
Toute plate-forme en ligne reste tributaire de la qualité de la connexion. L’établissement de la liaison et la bascule vers le lien Collabora peuvent parfois être lents, et la latence se révèle occasionnellement gênante. À l’ouverture d’un document enregistré, le chargement prend parfois près d’une minute, d’autant qu’une inactivité prolongée déconnecte automatiquement l’utilisateur, qui doit alors repasser par l’étape de chargement.
Aucune fonction ne semble offrir, à première vue, davantage de souplesse pour maintenir un document ouvert sur de longues périodes. Cet inconvénient peut casser le flux de travail lorsqu’on vérifie des notes ou qu’on effectue une recherche en parallèle. Plus délicat encore : une session peut échouer à enregistrer les données et renvoyer un message d’erreur. Le seul contournement observé consistait à copier l’intégralité du contenu, à le coller dans un document LibreOffice ou Google Docs local en guise de sauvegarde rapide, puis à le réinjecter ensuite dans Kolab Now.
Cette dépendance permanente à la connexion et au serveur distant est le revers de toute application dans le nuage. Le sujet dépasse d’ailleurs la bureautique : il interroge la confiance que l’on accorde à un fournisseur, la transparence de ses procédés et la traçabilité de ce qu’il manipule. La même exigence de savoir précisément ce qui se passe « sous le capot » vaut pour d’autres produits grand public — on la retrouve par exemple lorsqu’on cherche à connaître les ingrédients réellement contenus dans les dispositifs de vapotage : dans un cas comme dans l’autre, l’ouverture et la vérifiabilité font la différence.
À qui s’adresse réellement Kolab Now ?
Kolab Now donne l’impression d’un dédoublement de services. Son tarif peut toutefois constituer une option plus avantageuse que Collabora seul pour les entreprises qui cherchent une plate-forme open source en ligne adossée à LibreOffice. L’adjonction d’une messagerie hébergée dans le cloud, sans doute absente de l’offre Collabora Online prise isolément, peut justifier ce choix pour certaines organisations.
Dès lors que l’on a un besoin clair d’accéder à LibreOffice Online, Kolab Now constitue une solution pratique. Évaluer ses performances en tant que fournisseur de LibreOffice en ligne reste néanmoins délicat, puisqu’il agit surtout comme l’intermédiaire d’une connexion vers Collabora Online. C’est une offre singulière, au potentiel réel, à condition de savoir exactement pourquoi l’on s’y abonne et d’ajuster ses attentes à ce que la plate-forme sait vraiment faire : un accès mutualisé à LibreOffice Online, doublé d’une messagerie, plutôt qu’un concurrent frontal de Google Workspace.
FAQ — Kolab Now et LibreOffice Online
Kolab Now est-il gratuit ?
Non. Kolab Now fonctionne par abonnement, contrairement à certaines suites en ligne grand public proposées sans frais. En contrepartie, le service repose sur le moteur libre de LibreOffice, héberge les données en Suisse sur des logiciels open source audités et offre l’édition collaborative en temps réel via Collabora Online.
Kolab Now utilise-t-il LibreOffice ou Collabora Online ?
Les deux. Kolab Now est une couche d’accès dans le cloud qui ouvre le portail de Collabora Online, lequel repose lui-même sur le cœur de LibreOffice. On manipule donc l’environnement de LibreOffice par l’intermédiaire de Collabora, ce qui peut prêter à confusion mais assure une réelle compatibilité documentaire.
Peut-on travailler à plusieurs en même temps sur un document ?
Oui. Kolab Now ajoute à LibreOffice une édition partagée en direct. Un utilisateur lance un document, invite des collaborateurs par courriel, et plusieurs personnes peuvent éditer simultanément un texte ou une feuille de calcul, sur un principe proche de Google Docs.
Quels formats de fichiers Kolab Now prend-il en charge ?
L’ensemble Kolab Now et Collabora Online gère à la fois les formats Microsoft Office et les formats LibreOffice (Open Document Format). Cette double prise en charge réduit les pertes de mise en page lors des conversions, l’un des points faibles historiques de LibreOffice face aux fichiers Word.
Quelles sont les principales limites de Kolab Now ?
La plate-forme dépend de la qualité de la connexion : latence occasionnelle, chargement parfois lent, déconnexion automatique après une inactivité prolongée et, plus rarement, échec d’enregistrement nécessitant une copie de secours en local. L’absence de documentation peut également freiner la prise en main.